如何整理IT需求?

文章来源:APS研究
2021-06-22

在信息化项目立项之时,无论是导入前为了软件选型、IT系统功能分配与架构设计,还是在项目实施过程中,项目组都首先需要一份清晰的需求清单。那么IT需求怎么写?有一个逻辑大家是广泛认可的,那就是IT需求来源于业务需求。

工厂IT软件基本上分为两种:管理类和工具类;管理类软件常见的有ERPSRMCRMMESQMSPLM、APS等等,工具类的有办公类的OFFICE等,研发设计类的例如机械制图、电路图设计等、仿真类的等等。

怎么从业务需求到IT需求,在本文中我们仅仅交流一下与管理类软件相关的。

流程的九大要素如下

起点

目的

终点

输入

主要活动

输出

关键绩效指标

业务规则

责任人

 我们举一个最常见的最简单的《制作采购订单》的前3步活动来说明。 

流程

关键活动

活动分解

业务规则

对IT系统的需求

IT功能要求

功能需求等级

管理采购履行

制作采购订单

采购申请分配

A1

B1

C1
C2

必须



供应商匹配

A2

A3

A4

A5

B2

B3

B4

B5

C3
C4
C5
C6
C7
C8

必须



调整供应商

A6

B6

B7

B8

C9
C10
C11

必须

     采购申请分配阶段:

   A1各不同责任人处理分管的物料   B1能够依据不同登录人自动匹配筛选出责任范围内的未处理的采购申请   C1,预置人员与物料对应表;   C2,自动匹配人员与物料;
   供应商匹配阶段   A2多个供应商,依据物料或物料族分配份额,该份额已经按照招标结果设定;   A3份额匹配有三种情形:年度匹配、季度匹配、月度匹配。   A4一个PR可以分配个几个供应商,也可以只分配一个供应商;   A5当小于等于MOQ时,必须只给一个供应商,各供应商的MOQ数值不一致   B2依据物料、物料族匹配供应商   B3多个供应商按照份额比例匹配   B4份额匹配分为年度、季度、月度   B5低于MOQ的数量不拆单(只匹配一个供应商)   C3预置供应商与物料对应表;C4预置份额配比;
C5支持物料号、物料族的份额配比;支持非精确配比匹配
C6依据物料或物料族预置份额匹配周期周期
C7预置的MOQ
C8 PR数量和MOQ对比

人工调整供应商阶段A6采购员可以依据供应商的交期答复,修改供应商。后一个供应商也必须是已经设定好的供应商范围内选取B6修改记录于日志
B7依据物料、物料族提供可选的供应商
B8限制修改成以上供应商以外的供应商
C9日志功能
C10选项弹出功能
C11非预设选项限制输入功能


   
当我们面临多个IT系统连接时,我们就要规划出系统之间的信息交换的方案。这个方案怎么来?当然还是从流程中来。

 

流程

关键活动

输入

输入来源

输出

输出去处

采购履行

制作采购订单

PR、供应商、价格表、份额表

PR:ERP;
 供应商:SRM;

价格表:SRM;
 MOQ:ERP;

份额表:ERP

采购单

ERP

SRM

其中,ERP是本系统;SRM是外系统。因此,我们就知道了接口需求,即需要和SRM连接,传递的数据包括供应商列表、供应商价格表以及采购单输出。

当我们进行整理的时候,很多人就会惊叹原来一个这么简单又常见的活动,竟然可以整理出这么多业务规则,从而对应出这么多的IT需求。

业内常说IT系统(管理类)导入过程就是一个管理变革过程。为什么?因为在过程中,我们需要重新梳理流程及其业务规则;在梳理过程中去借鉴成熟的软件和优秀的顾问提供的参考流程和业务规则。做到这一步,就是管理变革的设计和落地过程。不经过这样的过程,怎么可能是业务变革?

 

流程的难点和重点是业务规则,仅仅分解到活动太过简单,也无法支撑整理IT需求。这就是为什么我要写前一篇文章流程之眼——业务规则

 

绝大部分管理类软件都是依托于管理流程。但是管理流程也不是全部,象APS就需要延伸到工艺流程。整理APS需求的时候,就要做一些变化。简单来说,从管理流程到工艺流程、从活动分解到工序分解。其中业务规则分为约束规则和优化规则。约束规则包括物料、设备(工具、模具)、人员、工艺规定等;优化规则包括多目标优化(及时交付率最高、最少切换时间、产量最高、生产最均衡、周转库存最低等等)。限于篇幅原因,在下一篇文章中做详细说明。


  李忠华,近三十年供应链工作经验,转战日、美、欧、民营企业,长期担任供应链领域高级管理职位。近年来开始转入供应链咨询行业,专注于计划与采购职能。

最大优势是不仅知道好的供应链应该是什么样的,还知道差的供应链是哪些原因造成的,多次带领不同企业供应链从低阶走向优秀集成的供应链;理论+实战+信息化能力全面结合,更好地引导与协助客户管理变革、创造价值。

   微优微科技,坚守“让工厂计划变得简单”的使命,赋能工厂计划领域,提供工厂计划全面提升方案,业务咨询和信息化(APS为主)双轮驱动,为客户提供看得见的价值。

 欢迎垂询:手机/微信:13472731944