物料编码手册,首先要让人“做正确的事”

文章来源:APS研究
2021-06-21

无论是过去的工作单位,还是现在咨询接触到的客户、APS实施的客户,一谈起物料编码,工作人员不是义愤填膺,就是满脸苦笑。“一料多码、一码多料”这个病痛,比起让人谈之色变的新冠肺炎的患病率不知道要高出多少,绝大部分的企业程度不一的存在这个问题。一旦比较严重时,什么库存准确率、什么MRP、什么呆滞物料控制、什么库存周转率都无从谈起。计划人员受害尤其灾难深重,以为有料,却不是想要的料(一码多料);以为没有料,同样的料附着在不同的编码上静静地睡在仓库里无人唤醒(一料多码)。为了少吃药,计划人员不停地在现场奔波检查实物,或者兜里揣着个小本本,记录下这些。

翻看各公司的编码规则、编码手册之类,粗看挺好,写得也挺详细,码的长度是多少?第一位是代表什么、第二位是什么?特征码、流水码或者两者结合;电阻怎么编?紧固件怎么编?定制的有图件怎么编?供应商标准的器件怎么编?编码过程流程也挺详细,谁申请、谁审核、谁批准,谁提供哪些字段等等。

可是残酷的现实就是不如人意,到底是怎么了?物料编码这个工作怎么也扯不上什么高大上技能呀,可是怎么就做不好?而且这么高比例的企业做不好呢?执行力出了问题?

当然,执行力肯定也是其中一个问题。但是管理者不能仅仅去找执行力的问题,而应该更深层次地寻找原因。

笔者的观察思考,得出的结论是:

这些手册没有告诉编码干系人去“做正确的事”----碰到一个物料首先需要判断要不要去编一个新码。而仅仅能指导“正确地做事”----已经决定了要编码怎么去编写正确。

绝大部分的物料编码手册的编写(而不是具体物料的编码过程)需要更高阶的指导原则,我把它们概括成两句话:

  • 特性差异为决策基础:

  万物皆有差异,我们所在乎的特性差异,会引导我们编制不同的码;我们不在意的特性差异,就不要用物料代码来区分。


  • 经济性决策辅助:

  因为每多一个码会增加管理成本,所以如果有替代的更经济的方案来标识差异,我们还是用一个码。



首先对“特性差异为决策基础”进行展开说明一下,通常物料的差异包括功能、内在物理特性、化学特性、加工特性、外观、品牌、供应商、价格成本等。差异是永恒的,但在意不在意差异是我们来决定的。

功能特性类差异一般由研发与工艺等技术部门来决定是否需要区分,通常的标准是技术部门在意不在意这两个物料被使用时不加区别;不在意则一个码,在意则两个码。

例如一粒电阻,通常技术人员关心电阻值、尺寸、材质、功率、精度,工艺人员关心引脚成型等。但是他们往往不太关注电阻的品牌、供应商之间的差异,所以后边这些特性差异的电阻他们不建议用不同的码。但是,当他们选择一个较为复杂的标准化IC器件时,即使前述特性完全一致,他们还是希望对品牌进行区分。

其他部门也有自己的诉求:

  • 例如价格成本的分别,一般是采购和财务比较在意,他们会建议应该依此区分不同的码;

  • 供应商的区别一般是采购最在意,他们会建议应该依此区分不同的码;

  • 质量部门一般希望码都区分开,这样质量跟踪追溯好像方便多了。

  • 仅仅颜色不一样,要不要用编码区分?仅仅一个倒角不一样,要不要区分?仅仅长度不一样,要不要区分?仅仅引脚成型不一样,要不要区分?

计划部门左右为难,码分开了,BOM中的替代物料方案必须跟上,否则人工控制受不了,编BOM的技术人员可不是随便可以推动的;码不分开,而在使用时告诉我们一大堆类似这样的话:A场景可以混用,B场景要用物料甲,C场景用物料乙。这种情形,IT系统帮不上忙,工作太难做。


所以如果仅仅有 “特性差异为决策基础”原则,那么麻烦了,物料编码就会泛滥成灾。


所有企业人员都明白,物料编码区分过细,会带来巨大的工作量从而提升管理成本。编码过程是成本支出,因此需要设置大量的替代关系是成本,检验、入库、物流周转都会增加成本。

“管理是灰度管理”,编码管理也是一样,必须采用“经济性决策辅助”来进行平衡。简单来说:对差异的区分,除了不同物料编码区分,有没有替代的更经济的方法来实现,如果有则不用两个码,如果没有,则用一个码。

一般来说,用来区分物料特性差异的我们还有很多方法,例如常见的“参数化的图纸”,就是一个码,每次使用时编码后面跟随一个或几个参数字段。还有我们用版本、批次、特殊字段备注、甚至手工小纸条等方法来识别和区分。

    那么怎么权衡经济性,又是一个命题。这就需要经验丰富的管理人员、业务专家来权衡,当然可能牛掰的企业可以建模型搞数据来数字化决策。只是这个权衡不能在某次具体编码工作时进行,而应该在物料编码指导手册上体现。

    在编制这个指导手册时,请务必详细地例举公司所有类别物料,并清晰地予以规定。举例如下:

 物料类型:电阻

  当以下特性差异时,应该编成不同的码:

1,材质(详细例举薄膜、水泥、氧化膜。。。。。。);2,电阻值,3,精度(M\K\J。。。。。)4,外形尺寸;(详细例举)5,引脚方式(详细例举)  等等

当仅仅存在以下特性差异时,不应该编成不同的码:

1,品牌;2,供应商;3,颜色;4产地 5,。。。。。。

 

这样的《物料编码指导手册》才能真正指导编码干系人“做正确的事、正确地做事”,才能够在源头上开启正确地编码的路程。

    有了这个手册,编码还会出问题?为什么?大家容易想到的是流程问题,是执行力问题,是IT工具问题。都对!但是我观察到另外一个问题,往往是真正的症结所在,然而却常被忽略。

  需要这个答案的读者,请关注我公众号,并留言;或者直接加我微信。

 

   李忠华,近三十年供应链工作经验,转战日、美、欧、民营企业,长期担任供应链领域高级管理职位。近年来开始转入供应链咨询行业,专注于计划与采购职能。

  最大优势是不仅知道好的供应链应该是什么样的,还知道差的供应链是哪些原因造成的,多次带领不同企业供应链从低阶走向优秀集成的供应链;理论+实战+信息化能力全面结合,更好地引导与协助客户管理变革、创造价值。

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