两个中日小故事透视的信息传递

文章来源:APS研究
2021-06-21

我刚参加工作的时候(1994年),在一家日本企业担任元器件采购工程师。一次,因为小批量试制,需要向日本总部调用元件A

   我写了个传真传给日本我的顶头上司本山先生(那时候没有Email,没有微信)。5分钟后,本山先生打电话来了:“kevin,你到底需要多少个?我一股怒火升腾起来,传真上写着:本批试产50台,每台需要2个。这不明摆着需要100个吗?日本人真是的,国际电话好贵的。(27元/分钟,上海工人一天收入差不多20元左右)。我有点不高兴,觉得本山先生好啰嗦。当然我克制自己情绪地回答:“100个。”   到底我还年轻,本山又追问了一句:你不高兴?我赶紧否认。


  两个月以后,本山先生来中国出差。他把我叫到一个房间,跟我说:我知道你其实为那件事不高兴,让我来向你解释我为什么会打电话确认这个数字。我会算50乘以2等于100,但是如果你写上100,我就可以通过502自我验证你确实需要100。否则的话,我就会担心可能你疏忽写错了50和/或2,担心可能传真不清把8搞成了5等等,而我没法发现这个错误。你写上100,只需要花费你5秒时间。有了三个数字,我就可以自我印证。否则的话,即使做1000次发生错误1次的话,这个损失是远远大于你写字花费的时间成本。所以,我希望你能够养成习惯。

   当时,我真正地有一种醍醐灌顶的感觉。

  98年上海市购房退税,需要去市里某税务局办理。门口公告上写明了需要的资料,可是还是不停地要去问。人山人海,工作人员脸色铁青,来办事的市民疲惫不堪。我本人一共去了三次,偶遇大学同学,他也去了三次。我们两个交大毕业生(自认为理解力达到市民平均水平)一起琢磨都无法确认理解的是否正确。最后一次顺利办完,再去看公告,公告里没有一点错误,全对的。

  我也是个好事之徒,我就重新排队。轮到我了,我就告诉那个工作人员。我说:建议你们的公告改一下,我这里建议你们这样这样改。你们也辛苦,每个市民少来一次,少问一次,你们工作量就减少很多。那工作人员象看着怪兽一样看着我,眼睛里满是愤怒:“我们写得没有错!你们不好好看”。我苦笑两声,落荒而逃。

   我们观察一下身边的事,经常是这样的:接受信息的人不停地去咨询发出信息的人(可能是一份通知、可能是一份工艺文件、可能是.....);双方都会浪费很多时间。更糟糕的是,接收者按照自己的理解去做了,悲剧的是他的理解是错误的,从而耽误工作,造成损失。  回过头来再看那份信息,很有可能你会发现信息没有错,但是问题是你可以有其他理解。

  因此所有信息的传递不仅仅要达到准确无误,更要达到无歧义。只有这样,才是以客户为本,从对方角度考虑。假如发生接收方理解错误,永远去反思自己没有说清楚、写清楚,而不是别人傻,理解能力有问题。

   这样的原则,帮助了我很多。我觉得,应该感谢的是本山先生,他是我的启蒙老师。

 

  李忠华,近三十年供应链工作经验,转战日、美、欧、民营企业,长期担任供应链领域高级管理职位。近年来开始转入供应链咨询行业,专注于计划与采购职能。

最大优势是不仅知道好的供应链应该是什么样的,还知道差的供应链是哪些原因造成的,多次带领不同企业供应链从低阶走向优秀集成的供应链;理论+实战+信息化能力全面结合,更好地引导与协助客户管理变革、创造价值。

   微优微科技,坚守“让工厂计划变得简单”的使命,赋能工厂计划领域,提供工厂计划全面提升方案,业务咨询和信息化(APS为主)双轮驱动,为客户提供看得见的价值。

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